Einde november een virusuitbraak in China. Welk virus is het? Wat zijn de gevolgen? Het zal toch niet tot hier komen zeker? 

Juist, hier zitten we nu met zijn allen te werken vanuit ons kot, samen met al onze andere Crowe collega’s willen Chloë en ik je graag meenemen in ons thuiswerk avontuur. Voor zij die ons nog niet kennen, stellen we ons graag even voor. Beiden zijn we al even werkzaam bij Crowe. Chloë al sinds 2017 en ik, ik mag bijna de vijf kaarsjes uitblazen. Momenteel zijn we aan de slag als consultant binnen de afdeling Accountancy.

Thuiswerken? Geen probleem!

Half maart was het dan zover: de eerste maatregelen rond het coronavirus werden getroffen door het management: thuiswerk. Voor vele van ons een nieuwe nog onbekende manier van werken. Hoe kunnen wij überhaupt van thuis uitwerken? Wat als ik zelf met een vraag zit? Hoe kunnen de klanten ons nog bereiken? Door de proactieve werking van Crowe waren veel van deze problemen al opgelost nog voor ze zich stelde. De telefoon die nemen we al enkele jaren via de computer op en facturen boeken en jaarsluitingen voorbereiden gebeurt ook al even niet meer op papier. Een computer en een tweede scherm, meer hadden we niet nodig om onze eerste weken van start te gaan. 

Vrijdag 13 maart rond 17u30, nog niet wetende hoe ernstig de zaak was, zeiden we nog tegen elkaar: “tot binnen 5 weken he …” 

Enkele weken verstreken, het werd steeds meer duidelijk dat we voor onbepaalde tijd niet meer naar kantoor zouden gaan. Uiteraard voor onze eigen gezondheid en die van de andere collega’s.

De vraag “hoe is het met de andere collega’s?” werd dan ook snel opgelost. De end of the week call was geboren.  Enkele mooie kapsels, baarden, verrassende achtergronden en zelfs sportievere collega’s waren van de partij.

Maar de crisis bracht niet enkel plezier met zich mee, de verschillende deadlines bleven, maar werden gelukkig door de overheid uitgesteld. Hierdoor kregen we wat meer ademruimte  om de klanten te woord te staan en te helpen bij hun vragen over bv. de compensatiepremie, hinderpremie, diverse steunmaatregelen, …

Door het thuiswerk en de verschillende maatregelen zouden we het bijna vergeten. De hoogdag van 2020 voor Crowe en onze klanten zijnde ons 20-jarig bestaan op donderdag 30 april viel een beetje in het water. Of dat dachten we toch … Daar was hij dan: de eerste zotte-blijf-in-kot Quiz onder leiding van niemand minder dan de management DJ’s. (boeken kan op contact@crowe.be). Een schot in de roos en een boost voor de teamspirit.

Om te beginnen zal ik me eerst even voorstellen. Mijn naam is Sarah Verbeeck, ik ben 26 jaar en werk bijna 5 jaar bij het accountantskantoor Crowe Spark. Wij onderscheiden ons van andere accountants- en boekhoudkantoren door onze deskundigheid en digitalisering, iets wat achteraf bekeken goed van pas komt tijdens deze coronatijden. 

Makkelijk omschakelen

Toen bekend werd gemaakt dat we verplicht van thuis uit gingen werken, kregen we mee dat we het best alle noodzakelijke spullen van kantoor meenamen. Tot mijn verbazing nam ik enkel wat informaticabenodigdheden mee naar huis. Door onze manier van werken, zijn wij al lang afgestapt van papier, wat de omschakeling naar thuiswerken heel gemakkelijk maakte.

Sinds midden maart gebeuren al mijn besprekingen met klanten digitaal, iets wat zeer vlot verloopt. Zelfs klanten die geen goede digitale kennis hebben, ondervinden hier geen problemen mee. Integendeel, het is nu veel gemakkelijker om een meeting in te plannen omdat het merendeel van ondernemers van thuis uit werkt.

Digitaal het nieuwe normaal

Ik ben ervan overtuigd dat de enkele klanten die digitaal nog niet helemaal mee waren de voordelen hier nu van inzien. Door onze verschillende softwareapplicaties kunnen onze klanten gemakkelijk hun documenten tot bij ons krijgen, zonder de regels van de “social distance” te doorbreken. Via onze tools van Exact Online en Dizzydata worden de inkomende facturen digitaal opgeladen en worden deze door de scan- en herkensoftware grotendeels verwerkt.

Inzetten op begeleiding

Uiteraard werpen wij hier nog een professionele blik op, maar op deze manier heeft de klant bijna altijd direct een realtime zicht op zijn cijfers. Door de directe koppeling met Silverfin is het ook geen moeite om de klant de nodige rapporten te bezorgen met al de noodzakelijke financiële analyses. Door deze automatisatie ligt de focus bij ons vooral bij het begeleiden van onze klanten op fiscaal vlak, het begrijpen en interpreteren van hun cijfers en hoe ze hun onderneming kunnen optimaliseren.

Voor de coronatijden had ik nooit gedacht dat van thuis uit werken zo gemakkelijk en doeltreffend kon zijn. Ik dacht dat ik afgeleid zou worden door huishoudelijke taken. Het tegenovergestelde bleek waar te zijn. Door het wegvallen van de verplaatsing had ik plots meer tijd om mij na de werkuren hiermee bezig te houden. Dit zorgde ervoor dat ik juist meer gefocust was tijdens de werkuren. Uiteraard helpt het ook dat ik thuis geen kinderen heb rondlopen en dat mijn man ook werkt wat, in tegenstelling tot bij andere collega’s, duidelijk een voordeel is. 

Ik had ook gedacht mijn collega’s meer te missen. Begrijp me niet verkeerd, ik mis ze, maar de  vennoten doen er alles om ons digitaal te blijven verbinden. Zo werd er voor de eerste keer een digitale quiz georganiseerd via Zoom. Wekelijks wordt er ook een virtuele meeting gehouden zodat iedereen geconnecteerd blijft. Ik geef ook toe dat ik soms wat langer aan de telefoon blijf hangen om bij te praten met collega’s, maar dat stopt wel als ik ze binnenkort terug zie!

 

Sarah Verbeeck